Ґайд для користувачів-початківців, частина 1
Якщо ви тільки розпочинаєте знайомство з Cashalot, цей матеріал – саме те, що вам потрібно зараз.
Нумо знайомитись: Cashalot – це сучасна програмна каса, створена для того, щоб підприємці могли реєструвати в ДПС чеки з усіх операцій продажу швидко, просто і без зайвого стресу.
Вона працює на комп’ютері, планшеті чи смартфоні, навіть коли немає світла чи інтернету – тому ви завжди можете приймати оплату й видавати чеки, незалежно від зовнішніх обставин.
У цій статті ми пройдемо весь шлях користувача – від реєстрації у Кабінеті користувача до видачі першого фіскального чека. Без складних технічних термінів, лише короткі пояснення, що саме потрібно зробити на кожному з етапів і чому кожен крок важливий.
Зокрема, ви дізнаєтесь:
- що потрібно підготувати перед стартом;
- як зареєструватися в кабінеті вашої програмної каси та у ДПС;
- як встановити Cashalot і активувати ліцензію;
- як видати перший фіскальний чек.
Перед стартом: що потрібно мати під рукою
1. Кваліфікований електронний підпис (КЕП)
Для чого він потрібний? Без КЕП неможливо зареєструвати касу у ДПС і надалі підписувати фіскальні документи.
Що зробити?
- якщо у вас уже є КЕП – перевірте, чи він чинний;
- якщо ні – потрібно його отримати. ЦСК «Україна» дозволяє це зробити без відвідування офісу та без паперових документів.
Важливо: користувачі ПРРО Cashalot можуть скористатися акційною пропозицією «Бізнес комплект» та отримати у подарунок хмарний КЕП CloudKey.
2. Пристрій для роботи
- Cashalot не обмежує ваш вибір пристрою. Тому просто оберіть, де вам зручніше працювати – на комп’ютері, ноутбуці, планшеті чи смартфоні;
- Переконайтеся, що пристрій має доступ до інтернету.
3. Принтер для друку чеків
- Якщо у вас офлайн-торгівля і потрібно друкувати чеки, підготуйте POS-принтер (чековий принтер);
- Якщо працюєте онлайн і відправляєте чеки в електронному форматі, фізичний принтер можна під’єднати пізніше або не використовувати взагалі.
Як запустити Cashalot: покроковий маршрут
Крок 1. Реєстрація в Кабінеті Cashalot
Навіщо це потрібно? Щоб створити свій обліковий запис і надалі керувати касами, касирами та ліцензіями в одному місці.
Рис.1 Початок роботи з Cashalot
З чого розпочати?
- Перейдіть за посиланням та оберіть опцію «Зареєструватися»;
- Пройдіть процедуру реєстрації;
- Під своїм обліковим записом створіть господарську одиницю та у розділі «Мій бізнес» додайте першу касу. Для цього вам знадобиться КЕП.
Важливо: реєструючись, вкажіть чинний номер телефону, оскільки він буде використовуватися як логін для входу в акаунт.
Порада: якщо ви працюєте як ФОП, назвою господарської одиниці може бути просто ваша точка продажу або адреса магазину. До слова, у Кабінеті користувача можна додати необмежену кількість суб’єктів господарювання: як юридичних осіб, так і ФОП.
Рис. 2 Додавання суб’єкта господарювання
Корисні матеріали:
Крок 2. Реєстрація точки продажу та каси у ДПС
Навіщо це потрібно? Щоб отримати фіскальний номер ПРРО та працювати законно.
Як це зробити:
- Реєстрація господарської одиниці відбувається у розділі «Мої документи» в Кабінеті Cashalot через форму 20-ОПП. Реєстрація вважається успішною після отримання другої позитивної квитанції з ДПС;
Рис.3 Реєстрація господарської одиниці
- Реєстрація каси у ДПС відбувається через форму 1-ПРРО – «Заява про реєстрацію ПРРО». Після реєстрації ДПС надішле фіскальний номер, який потрібен для наступного кроку;
Рис. 4 Реєстрація ПРРО
Порада: після реєстрації ПРРО у ДПС не закривайте вікно – номер ПРРО знадобиться для наступного кроку (отримання ліцензії).
- Реєстрація електронних підписів касира відбувається через бланк форми № 5-ПРРО «Повідомлення про надання КЕП для ПРРО. Тут важливо вказати, якому сертифікату, який тип підпису потрібно присвоїти: «Касир» чи «Старший касир».
Рис.5 Реєстрація електронних підписів касира
Важливо: Після реєстрації господарської одиниці, програмної каси та КЕП касирів, у кабінет користувача необхідно завантажити відповідні дані з ДПС. Зробити це можна у в розділ «Всі каси», обравши опцію «Завантажити ПРРО з ДПС».
Рис.6 Після оновлення даних в розділі «Всі каси» буде зображено перелік господарських одиниць та кас, що зареєстровані в ДПС.
До слова, якщо ви реєстрували касу в ДПС раніше, то можна просто завантажити її до Кабінету користувача.
Крок 3. Оплата та отримання ліцензії
Чому це потрібно зробити? Щоб активувати повноцінну роботу Cashalot і мати можливість фіскалізувати чеки.
Як це зробити:
- Оберіть на сайті тариф, що залежить від кількості кас;
- Оплатіть зручним способом (карткою, рахунком або через сервіс онлайн-банкінгу);
- Після оплати ліцензія доступна в Кабінеті користувача. Потрібно її прив’язати до фіскального номера своєї каси.
Рис.7. Кількість доступних для завантаження ліцензій відображається у верхній частині вікна або по натисканню у полі Термін дії.
Крок 4. Встановлення РМК Cashalot
Навіщо це потрібно? Щоб програма працювала на пристрої, з яким вам найзручніше – комп’ютер, планшет чи смартфон.
- Завантажте Cashalot – десктопна версія; iOS-додаток; версія для Android;
- Увійдіть з використанням КЕП касира або печатки ПРРО
Корисні матеріали: Завантаження ліцензій ПРРО
Крок 5. Ваш перший фіскальний чек
Це фінальний етап, базового налаштування ПРРО, який потребуватиме наступних кроків:
- Увійдіть у програму, відкрийте зміну;
- Додайте товар або послугу та оберіть спосіб оплати;
- Натисніть «Зареєструвати чек в ДПС» – і ваш перший чек автоматично зареєструється;
- Надайте чек покупцю у зручному для нього форматі: роздрукуйте або відправте на email / месенджер.
Рис.8 Друк чека
Корисні матеріали:
- Налаштування пошти Office 365 для відправки чеків на email покупцям;
- Налаштування пошти Gmail для відправки чеків на email покупцям;
- Відправка чека в SMS-повідомленні;
- Як налаштувати відправку чеків у SMS чи Viber через Cashalot: покроковий гайд для підприємців.
Працюйте легко, про решту подбає Cashalot
Наразі ви вже впевнений користувач сучасної програмної каси Cashalot, готової працювати автономно, онлайн чи офлайн.
З приємного: навіть якщо ви досі працювали з РРО, не варто переживати, що ваші чеки буде втрачено при переході на сучасне рішення ПРРО Cashalot. Завдяки повній синхронізації, у своїй новій касі ви побачите всі раніше зареєстровані в програмі чеки.
Наступним кроком ви можете підключати партнерські сервіси, розширювати мережу кас, налаштовувати зручності – і просто працювати без стресу.
Тим часом команда Cashalot невпинно вдосконалює технологію: тестує нові функції, розширює інтеграції, оптимізує швидкість і надійність роботи. Усе для того, щоб ваша каса була не просто програмою, а справжнім помічником, який добре розуміє ваш бізнес.
Ми чуємо користувачів, враховуємо ваші побажання і додаємо нові можливості, які спрощують рутину. Кожне оновлення – це ще один крок до того, щоб український бізнес мав більше свободи, стабільності й часу на головне – розвиток.
Слідкуйте за нашими новинами на сайті та підписуйтеся, щоб отримувати сповіщення про нові можливості вашої програмної каси.
