Нагадаємо, що видаткова накладна – це первинний документ, який видається постачальником та підтверджує передачу товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ) покупцю. Вона містить усю необхідну інформацію для обліку операції, включаючи назву та кількість поставленого товару, ціну, місце постачання та дату операції.
Видаткова накладна використовується для обліку руху матеріальних цінностей стороннім організаціям, а також усередині підприємства та їх відпуску господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території. Тож важко знайти підприємство, на якому б не складали цей документ.
До відома! Єдиної затвердженої форми видаткової накладної не розроблено. Найчастіше беруть за основу внутрішні накладні за формою № М-11, затвердженою наказом Мінстату від 21.06.1996 р. № 193 (хоча цей наказ втратив чинність у 2021 р.), або використовують форму, що доступна в бухгалтерській програмі.
Чим передбачена видача видаткової накладної?
Відповідно до п. 15 ст. 3 Закону про РРО СГ, які здійснюють розрахункові операції за готівку та/або в безготівку (із застосуванням ЕПЗ, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) зобов’язані надавати в паперовій та/або електронній формі покупцю товарів (послуг) за його вимогою чек, накладну або інший розрахунковий документ, що засвідчує передання права власності на них від продавця до покупця. Це необхідно для виконання вимог Закону України «Про захист прав споживачів» від 12.05.1991 р. № 1023-ХІІ (далі – Закон №1023).
До відома! Незабаром Закон № 1023 втратить чинність (з дня набрання чинності Законом України від 10.06.2023 р. № 3153-IX, який набирає чинності через один рік з дня його опублікування, але не раніше дня припинення чи скасування воєнного стану, крім окремих норм).
Отже, видаткова накладна є первинним документом, який фіксує факт отримання/передачі ТМЦ. Водночас, видаткова накладна не є розрахунковим документом. Тому, якщо продавець зобов’язаний застосовувати РРО/ПРРО, то видаткова накладна не може замінити фіскальний чек. Якщо ж суб’єктам господарювання дозволено не застосовувати РРО та ПРРО, то вони можуть видавати покупцям видаткову накладну, яка буде засвідчувати передачу права власності на товар.
Наприклад, ФОП-єдинник першої групи, який має право не застосовувати РРО та/або ПРРО, зобов’язаний надати в паперовій та/або електронній формі покупцю товарів, за його вимогою, накладну, що засвідчує передання права власності на них від продавця до покупця.
При ненаданні на вимогу покупця товарів відповідного документа такі ФОП притягаються до відповідальності, передбаченої Законом №1023.
Звертаємо увагу, що відповідно до п. 8 ч. 1 ст. 21 Закону №1023 невидача документа, який підтверджує виконання договору, учасником якого є споживач, є порушенням права споживача. Однак прямої норми щодо відповідальності при такому порушенні у ст. 23 Закону № 1023 не визначено.
Новий розділ Видаткова накладна у модулі Склад ПРРО Cashalot
У ПРРО Cashalot реалізовано новий функціонал – розділ Видаткова накладна, який знаходиться в модулі Склад (рис. 1). Тепер користувачі ПРРО Cashalot можуть реалізовувати товари безпосередньо зі складу. У новому розділі Видаткова накладна можна сформувати Видаткову накладну, за якою реалізується товар, переглянути реєстр всіх наявних Видаткових накладних, створити друковану форму та роздрукувати документи.
За замовчуванням, кількість товарів, які були відвантажені на підставі Видаткової накладної, буде враховуватися у розрахунку облікового залишку товарів (у разі потреби ці налаштування можна змінити).
Рис.1
Як створити видаткову накладну у Кабінеті Cashalot дивіться у Довідці – модуль Склад – Видаткова накладна.
У разі використання видаткової накладної в модулі Склад запам’ятайте важливий момент:
- Відмітка Проведений документ змінює залишки товарів (Рис. 2) встановлена за замовчуванням та визначає, що кількість товарів, які були відпущені на підставі Видаткової накладної, буде враховуватися у розрахунку облікового залишку товарів. Кількість відпущених товарів зменшує обліковий залишок після проведення документа Видаткова накладна.
- Якщо відмітка Проведений документ змінює залишки товарів не встановлена, кількість товарів, які були відвантажені на підставі Видаткової накладної, не враховуються у розрахунку облікового залишку товарів, тобто не змінюють залишки товарів на складі.
Тобто, якщо відмітка проставлена – списуються залишки товарів. Якщо відмітка знята - залишки не списуються. Але це тільки у випадку, коли документ має статус Проведений.
Рис. 2
Висновок: видаткова накладна – це первинний документ, який підтверджує факт отримання/передачі товарів. Цей документ не може замінити фіскальний чек. За потреби суб’єкти господарювання можуть сформувати фіскальний чек в РРО/ПРРО та видаткову накладну.
